Tudo o que você precisa saber sobre Folha De Pagamento

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folha de pagamento
 

Tudo o que você precisa saber sobre Folha De Pagamento

O ano começou, e com ele muito trabalho. Embora muitas pessoas digam que o ano só começa após o carnaval, não é bem assim para o departamento pessoal, não é mesmo?

Muitos gestores acabam tendo problemas no início do mês com a folha de pagamento dos funcionários e acabam não sabendo como lidar com tanta informação.

E assim costumam ser os dias anteriores ao fechamento da folha de pagamento em algumas empresas: caóticos. Com uma quantidade grande de impostos a pagar, demissões que não eram esperadas, e admissões de última hora, o nervosismo acaba ficando, de fato, à flor da pele.

Todo esse nervosismo e tensão são compreensíveis, afinal, é a saúde financeira da sua empresa que está em jogo, e sua reputação também. Até porque, muitos processos trabalhistas podem ser evitados a partir de uma boa gestão.

Por isso, muitas empresas escolhem contratar um profissional de Recursos Humanos (RH) para ficar responsável pela folha de pagamento, ou deixam esse trabalho na mão de empresas terceirizadas especializadas no assunto.

Mas, independente da contratação de uma terceira parte, é fundamental que você, gestor, entenda bem sobre todo o processo. Esse conhecimento fará toda a diferença na hora de receber seu trabalho pronto, para te dar uma melhor avaliação. Vamos lá?

O que é, e como funciona a folha de pagamento?

folha de pagamento

A folha de pagamento é o espelho das informações e atividades trabalhistas de um funcionário. Ela é usada para demonstrar o salário bruto e líquido, além de ter função operacional, contábil e fiscal. Nela vem descrito tudo que o funcionário recebe e todos os descontos que são realizados.

A elaboração da folha de pagamento e a entrega do recibo de pagamento (ou holerite) de cada funcionário, são atividades obrigatórias para qualquer empresa e exigem conhecimentos bem específicos na área de RH. Por isso, é mais do que comum que a empresa conte com uma contabilidade ou uma empresa terceirizada especialista em folha de pagamento, para ajudar a manter tudo dentro dos padrões da lei.

No entanto, cabe a empresa se preocupar com a organização das documentações e movimentações financeiras que acontecem entre empresa/funcionário/governo. A contabilidade ou a empresa especialista ajuda a transformar toda essa relação de trabalho em fatos numéricos através de códigos, porcentagens e cálculos complexos que depois são traduzidos na folha de pagamento.

Elaboração da Folha de Pagamento

Assim como cada empresa tem suas especificações para o controle financeiro, na elaboração da folha de pagamento não é diferente. Não existe uma receita mágica ou um modelo pronto. Por isso ela pode ser adaptada aos critérios que combinam melhor com sua empresa desde que não prejudique nenhum ponto de vista legal.

Para ser elaborada, toda folha de pagamento deve se basear em algumas informações:

  • Frequência do funcionário: Faltas, presenças, afastamentos
  • Valor total do salário de contratação do funcionário
  • Descontos de encargos sociais
  • Data do pagamento e forma que o valor será efetuado

Para compor a apresentação dos salários líquidos é fundamental dividir a folha de pagamento em proventos (salários, horas extras, adicionais noturnos, periculosidade, insalubridade, remunerações variáveis) e descontos (benefícios, INSS, faltas, contribuição sindical e etc).

Entendendo melhor sobre pagamentos e descontos

folha de pagamento

Como foi dito anteriormente, para elaborar uma folha de pagamento livre de problemas é fundamental que o empregador arque com todos os valores corretamente.

Se seus funcionários trabalham com exposição de risco, por exemplo, o adicional de periculosidade pode acrescer em 10%, 20% ou até 40%. Se o caso for de contato com regiões insalubres, o adicional é de 30% sobre o salário, e etc.

Horas extras, adicionais noturnos e remunerações variáveis também são fundamentais e te mantém longe de problemas trabalhistas, além de manter seus funcionários muito mais motivados.

Principais descontos e pagamentos que incidem sob a folha de pagamento

INSS:
É ele quem garante benefícios da aposentadoria. É o desconto do Instituto Nacional de Segurança Social e é feito sobre o valor total da remuneração, com décimo terceiro salário, horas extras e etc, e você pode ter acesso aos valores da tabela através da tabela da previdência social. É um desconto obrigatório.

FGTS:
É um valor que parte da empresa, mas que não pode ser descontado do funcionário. Ele precisa ser depositado até o dia 07 de cada mês e seu valor é correspondente a 8% da remuneração do trabalhador. Ele garante respaldo financeiro em caso de demissão, podendo ser também utilizado como auxílio na compra de imóveis.

13º salário:
É considerado um salário extra, além dos doze anteriores que são recebidos ao longo do ano. Ela é pago normalmente em duas parcelas: A primeira entre fevereiro e novembro, e a segunda, até o dia 20 de dezembro.

IRRF:
O Imposto de Renda Retido na Fonte é um desconto governamental, ou seja, destinado ao governo. É o tipo de desconto que pode ocorrer em algumas situações, a depender do valor do salário do trabalhador, que poderá ter seu Imposto de Renda descontado na folha de pagamento. Você também pode conferir a tabela de percentual de desconto no site da Receita Federal.

Sindicato:
Não existe apenas um desconto, mas vários quando o assunto é sindicato, sendo alguns obrigatórios e outros não.

Atrasos e faltas:
Faltas e atrasos não justificados, podem e devem ser descontados.

Vale transporte:
O valor pode ser descontado ou não do funcionário (para mais informações sobre o assunto, procure seu contador ou empresa responsável pela folha de pagamento). Mas é importante que ele fale sobre o valor e quantidade de transporte que utiliza para chegar ao trabalho e para voltar para casa. O vale transporte precisa ser concedido independente da distância e costuma ter um desconto de 6% sobre o salário.

Controle Financeiro e Gestão da Folha

Vale lembrar que é muito importante você ter o total controle dos pagamentos dos funcionários e saber qual o impacto da folha de pagamento em seu faturamento. Mas digo que organizar todas as informações vai muito além, principalmente porque é quase impossível encaixar essa atividade no meio de outras prioridades que aparecem no dia a dia. Então, qual é a dica? Terceirizar!

Terceirização dos Processos de Folha de Pagamento

folha de pagamento

A questão da elaboração da folha de pagamento já é complexa e demanda tempo e dedicação, com outras obrigações diárias e de muita responsabilidade também, a correria só tende a aumentar e a probabilidade de erros também.

Nesse caso, a terceirização do serviço pode ser a melhor solução para otimizar seu tempo, e ainda assim, obter um resultado satisfatório.

Tudo isso foi dito porque a folha de pagamento ocupa uma grande parte dos processos burocráticos de uma empresa e é completamente ligada à gestão financeira dela, exigindo muito cuidado e atenção.

Por isso, quando você escolhe terceirizar o serviço de elaboração da folha de pagamento, você passa a ter muito mais tempo para trabalhar em outras questões, otimizando tempo e potencializando resultados.

Mas, como já foi dito anteriormente, é fundamental que você, gestor, conheça o máximo possível sobre o assunto. Então, nós preparamos 3 dicas importantíssimas e que irão te ajudar a evitar problemas futuros

3 Dicas Sobre Gestão de Folha de Pagamento

São três previsões que te ajudarão a não ser surpreendido, e ter suas contas comprometidas:

Previsão FGTS:

Preste muita atenção nessa dica e evite muitas surpresas desagradáveis: Você já sabe que precisa reservar 8% sobre os salários recolhidos com a guia mensal, mas também ficará sabendo agora que precisará reservar também: 4% sobre o salário/12 reservados para a multa no Fundo de Garantia rescisório. Esse valor é destinado para dispensas de serviço sem justa causa. 8% sobre o salário/12 para o Fundo de Garantia do 13º salário. 8% sobre ⅓ do salário/12 para o Fundo de Garantia de férias.

Previsão de férias:

Esse é o tipo de valor que precisa estar dentro dos planejamentos financeiros da sua empresa. Faça uma poupança mensal, para evitar sustos desagradáveis e para que seu fluxo de caixa consiga arcar com todos os pagamentos. Você pode reservar um valor de ⅓ do salário bruto do trabalhador/12 meses. Assim:

  • Salário bruto: R$ 1.200,00 ⅓ desse valor: R$ 400,00
  • Poupança por mês: 400/12 = R$ 33,33

Previsão de 13º:

Muito parecida com a previsão de férias, a previsão de 13º ocorre com o valor do salário bruto do trabalhador da sua empresa/12. Ou seja, se seu funcionário recebe R$ 1.200, você dividirá 1.200 por 12, obtendo o valor de R$ 100,00.

Uma dica importante que pode te ajudar a manter o controle dessas reservas e das suas finanças de uma maneira geral é manter todas essas previsões em uma conta separada, como uma conta emergencial. Assim, você não terá como se confundir e saberá onde encontrar cada um dos valores.

Conclusão

Agora que você já sabe da importância de uma folha de pagamento bem organizada e com responsabilidade, pense na possibilidade de terceirizar esse serviço. Você pode ganhar muito mais tempo para se dedicar a outras áreas da sua empresa, fazendo com que ela ganhe mais espaço no mercado.

Independente da sua decisão, lembre-se sempre de contratar um contador, usufruir ao máximo do conhecimento dele, se manter atualizado sobre regras, taxas, valores, leis e tudo o que envolve o assunto, e seja sempre ético.

Sua empresa crescerá, seus funcionários agradecerão e você terá muito sucesso :)

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