Como fazer o Cálculo da Folha de Pagamento?

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Fazer o cálculo da folha de pagamento corretamente é extremamente importante para uma empresa. Afinal, o menor erro pode gerar grandes transtornos na vida do colaborador, bem como na situação financeira e legal da empresa.

Por isso, é muito importante que o profissional de RH conheça todos os itens considerados no cálculo da folha, bem como estar sempre atualizado sobre as mudanças das leis trabalhistas.

Pensando na complexidade desse tema, vamos falar neste texto o que é considerado no momento da elaboração de uma folha de pagamento e como otimizar esse processo. Veja!

O que é a folha de pagamento?

Folha de pagamento é o nome dado a lista das remunerações pagas aos colaboradores de uma empresa. Também conhecido como holerite, o documento consiste na transformação das informações trabalhistas de cada funcionário em dados contábeis, para calcular o pagamento líquido e o pagamento bruto. Ficou confuso?

Bem, o cálculo da folha de pagamento realmente não é tarefa simples. Ela exige conhecimentos específicos na área de Recursos Humanos, leis trabalhistas e noções de matemática financeira no ramo da contabilidade. Mas não se preocupe, simplificamos pra você da melhor forma possível. Vejamos em primeiro lugar quais são os principais descontos em folha:

Quais os principais descontos na folha de pagamento?

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13° Salário

O 13º salário é pago nos dois últimos meses do ano, independentemente do tempo de contratação que o funcionário tem. Logo, caso ele tenha sido contratado após janeiro, vai receber o proporcional ao tempo de atuação na empresa.

A base de cálculo do 13º também é a remuneração-base, dividida em 12 partes. Assim, se o colaborador tiver oito meses de trabalho, por exemplo, vai receber a soma de oito frações.

Para o gestor, há duas formas de pagamento. Ele pode quitar todo o valor até o dia 30 de novembro ou pagar a primeira parcela nesse dia e a segunda até 20 de dezembro.

Férias

As férias são calculadas com base no salário do colaborador, somado a um terço desse valor, nomeado de adicional de férias. Nessa conta, o IRRF e o INSS incidem da mesma forma que no cálculo de folha de pagamento mensal.

O funcionário pode escolher vender 10 dias de suas férias e ganhar o valor correspondente, que é chamado de abono pecuniário.

Horas extras

As horas extras são calculadas com base na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria em que o colaborador está inserido. Ou seja, uma mesma empresa pode ser obrigada a pagar as horas extras de dois trabalhadores de forma diferente.

Por exemplo: em uma indústria, o colaborador que trabalha na produção pode estar enquadrado em uma CCT que difere de quem atua no administrativo.

As CCTs costumam, também, divergir a remuneração de horas extras trabalhadas em dias úteis, sábados, domingos e feriados, a fim de compensar o funcionário pelo tempo dedicado à companhia.

As horas extras feitas em domingos e feriados são remuneradas em 100%, o que significa que o funcionário ganha em dobro. As de sábado, geralmente, são pagas com 50% a mais, enquanto as trabalhadas em dias úteis podem ser remuneradas a 20% ou 30%, por exemplo.

Adicional noturno

Antes de explicar sobre o cálculo do adicional noturno, é necessário deixar claro que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) classifica como expediente noturno apenas o período entre 22 horas e 5 horas da manhã seguinte.

Logo, esse período compreende apenas 7 horas. Porém, como as horas noturnas são computadas a cada 52 minutos e 30 segundos, o período abrange 8 horas de trabalho na prática trabalhista. Quanto ao percentual de adição, esse é de 20% sobre a remuneração básica do colaborador noturno.

Vale transporte

O vale transporte pago pela companhia precisa, obrigatoriamente, ter seu desconto em folha de pagamento. A alíquota normalmente usada é de 6% sobre o salário bruto, exceto se o valor total do benefício for menor do que esse percentual. Nesse caso, todo o valor do benefício é descontado em folha de pagamento.

INSS

Não é necessário decorar como fazer o cálculo do INSS na folha de pagamento. Basta parametrizar o sistema, fazendo atualizações anuais dos valores por meio do Instituto Nacional da Previdência Social (INSS).

Mensalmente, a contribuição previdenciária é descontada sobre todos os vencimentos do funcionário. Quanto ao percentual, vai de acordo com os ganhos do funcionário e segundo a tabela divulgada pelo próprio INSS, a cada início de ano.

O recolhimento é feito no mês de referência e o repasse da empresa para o INSS acontece até o dia 15 do mês subsequente ao recolhimento.

IRRF

Outro tributo a ser descontado na folha de pagamento é o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRFF), cuja alíquota é calculada com base nos vencimentos de cada colaborador, respeitando-se a tabela divulgada pela Receita Federal anualmente.

Como fazer o cálculo da folha de pagamento?

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A elaboração da folha de pagamento é uma obrigação da empresa, conforme previsto no artigo 225 do Decreto 3048/1999. Nos incisos I e II estão detalhados os passos de como fazer uma folha de pagamento que atenda a todas as normas previstas na legislação.

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

Primeiramente, deve-se apurar a remuneração bruta, pois essa é a base de INSS, FGTS e salário-família. Então, aplica-se as porcentagens de Fundo de Garantia e contribuição à Previdência Social, verificando a ocorrência (ou não) de salário-família e IRRF.

Caso ocorra, o abono é somado aos vencimentos após se descontar o valor de INSS. Por não ser de direito, pode ocorrer IRRF. Neste caso, basta aplicar a alíquota da faixa na qual a base de cálculo se encaixa com a dedução por dependentes, se existirem. No caso de serem concedidos benefícios de refeição e transporte, os descontos apurados são feitos após todos esses cálculos.

Para o trabalhador, deve ser informado tanto o valor bruto (sem descontos) quanto o valor líquido (com descontos). O recebimento do histórico dessas informações é um direito do trabalhador e, aos olhos da contabilidade, tem função essencial para qualquer empresa.

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Dicas para agilizar o cálculo da folha de pagamento

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Agora, veremos dicas para facilitar na hora de realizar o cálculo da folha de pagamento:

Calcular a jornada de trabalho digitalmente

É imprescindível obter um sistema em que seja possível controlar a jornada de trabalho de cada colaborador da sua empresa. Para que esse procedimento tenha mais eficácia, opte por um sistema que calcule a rotina por meio da criação de tabelas ou de programas, no qual o salário seja computado de forma justa.

Padronizar cargos e salários

Outra forma de obter um controle maior sobre o perfil de cada funcionário é trabalhar com uma padronização de cargos e salários. É interessante evitar desequilíbrios em termos de remuneração para profissionais de mesmo cargo.

Afinal, estar ciente da relação salarial com o trabalho exercido é imprescindível — e esse conhecimento pode ser mais acessível com sistemas online.

Optar por um sistema online

No mundo atual, ter informações do seu trabalho armazenadas em sistema tecnológico é sinônimo de eficácia e rapidez. Além disso, optar por essa estratégia ajudará a entender melhor quais as demandas da sua empresa e de seus funcionários.

Em suma, ficar sempre atento às necessidades da folha de pagamento que sua empresa necessita não facilita apenas de forma produtiva, como também mantém uma vida empresarial mais ativa. Analise as informações apresentadas e dinamize os processos no seu negócio!

Terceirizar a Folha de Pagamento da sua Empresa

A questão do cálculo da folha de pagamento já é complexa e demanda tempo e dedicação, com outras obrigações diárias e de muita responsabilidade também, a correria só tende a aumentar, e a probabilidade de erros também.

Nesse caso, a terceirização do serviço pode ser a melhor solução para otimizar seu tempo, e ainda assim, obter um resultado muito satisfatório.

Tudo isso foi dito porque a folha de pagamento ocupa uma grande parte dos processos burocráticos de uma empresa e é completamente ligada à gestão financeira dela, exigindo muito cuidado e atenção.

Por isso, quando você escolhe terceirizar o serviço de elaboração da folha de pagamento, você passa a ter muito mais tempo para trabalhar em outras questões, otimizando tempo e potencializando resultados.
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