Gestão de Folha de Pagamento: Tudo o que você precisa saber

A gestão de folha de pagamento é uma necessidade que surge todos os meses diante do empreendedor. Afinal de contas, lidar com o salário dos colaboradores nem sempre é uma tarefa fácil. Entretanto, ela pode ser simplificada utilizando algumas soluções ao seu favor.

Essas soluções podem te ajudar a evitar erros, que consequentemente ocasionam processos trabalhistas e até mesmo o pagamento de multas. Portanto, se você souber gerenciar a folha de pagamento, estará mais seguro e protegido contra essas falhas que são muito comuns durante esse procedimento.

Pensando nisso, abordaremos, no post de hoje, a importância de gerenciar uma folha de pagamento de modo eficiente, além de dar dicas práticas para ajudar a fazê-la. Continue a leitura e confira!

O que é a folha de pagamento?

Também chamada de contracheque, a folha de pagamento é uma lista que contém a remuneração paga aos colaboradores. Esse documento transforma as informações trabalhistas em dados contábeis, que possibilitam calcular o valor do salário bruto e principalmente, do líquido (no qual já são contabilizados os descontos).

Todas as empresas são obrigadas a elaborar suas folhas de pagamento todos os meses. Essa lei determinada no Decreto 3.048/1999  deve ser cumprida a fim de evitar o sofrimento de sanções e o pagamento de multas.

Devido a suas complexidades, a elaboração da folha de pagamento exige conhecimentos em Recursos Humanos (RH), matemática financeira e leis trabalhistas. É por isso que esse documento possui função fiscal, operacional e contábil.

Além disso, reúne informações sobre a relação de trabalho existente e as modifica para dados contábeis usando quantidade, códigos, referência, valores e porcentagens.

A importância da Gestão de Folha de Pagamento

Quando falamos de empresa, tudo relacionado à gestão financeira, fiscal e tributária é extremamente importante. Nesse contexto, destaca-se a folha de pagamento. Por isso, sua elaboração necessita de muita atenção.

Vale ressaltar que ter o total controle dos pagamentos dos funcionários e saber qual o impacto da folha de pagamento no faturamento da empresa são imprescindíveis para o seu desenvolvimento. A falta de planejamento pode acarretar sérios problemas, como a falta de recursos para liquidar gastos previsíveis, além de incitar processos trabalhistas e até mesmo, o pagamento de multas.

Tendo em vista a responsabilidade que o cálculo da folha de pagamento exige, muitas organizações optam por terceirizar o serviço e contam com o apoio de uma contabilidade ou uma empresa  especializada, para que todo o processo seja realizado com precisão, minimizando as possíveis falhas.

Ter uma folha de pagamentos organizada gera diversas vantagens, tais como:

• Precisão nos dados;
• Centraliza as informações;
• Agiliza os processos;
• Eficácia e controle financeiro;
• Geração de relatórios práticos;
• Previsibilidade financeira;
• Histórico dos colaboradores;
• Fiscalização para correção de erros;
• Auditorias internas e externas.

Portanto, fazer uma boa gestão de folha de pagamento traz segurança e proteção durante o procedimento. E terceirizar esse gerenciamento é uma decisão que ajuda a trazer melhores resultados à empresa.

Por que fazer a gestão de folha de pagamento?

A resposta a essa pergunta passa primeiro pela compreensão de como o cálculo da remuneração é realizado. A princípio, a fórmula é a soma dos registros financeiros do colaborador, como salários, descontos, vencimentos e bônus.

Esse cálculo inclui 4 etapas principais do processo:

Classificação do colaborador

O trabalhador deve ser enquadrado em uma categoria específica. Quem regulamenta essa classificação é a convenção coletiva realizada pelo sindicato, que serve como base para o cálculo dos valores.

Análise das horas trabalhadas

O próximo passo é analisar a regularidade de presença do colaborador. Isso é feito por meio da avaliação da folha de ponto, documento que deve registrar ausências, jornadas adicionais, horas extras e Descanso Semanal Remunerado (DSR). Em caso de faltas é preciso justificá-la, quando for o caso, para o abono da falta conforme a lei.

Desconto de Imposto de Renda (IR) e outros encargos

Os descontos relativos ao Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) e de encargos, como o recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), devem ser calculados para, posteriormente, calcular o valor a ser retido para o IR.

Dedução de benefícios legais

O desconto de benefícios legais é aquele relativo ao vale-alimentação, vale-refeição, contribuição sindical, entre outros. Deve ser calculado a fim de chegar ao valor líquido que irá ser repassado para o colaborador e detalhado como montante pago.



Agora que você já entendeu como o cálculo é feito, fica fácil entender que fazer a gestão de folha de pagamento é uma forma de elaborar o documento sem imprevistos, erros e necessidade de retrabalho. Assim você consegue reduzir custos e otimizar o tempo da contabilidade.

Além disso, conforme a empresa cresce, essa tarefa se torna mais difícil e complexa, o que aumenta a chance de problemas ocorrerem. Com a gestão do processo, no entanto, os colaboradores das áreas do DP e RH podem focar em atividades mais estratégicas.

Dicas para fazer uma boa Gestão de Folha de Pagamento

Confira essas dicas que podem te auxiliar em todo esse processo:

AUTOMATIZE

Automatizar a gestão da folha fará com que você tenha melhores resultados. Ademais, essa modalidade permite a integração dos dados e o armazenamento das informações em um só local, facilitando a busca e o acesso de todos os envolvidos.

PADRONIZE UMA CONTA BANCÁRIA

Ter uma conta bancária separada para efetuar pagamentos contribui na distinção dos tipos de gastos e controle de fluxo de caixa, além de facilitar a comprovação de determinadas informações, em caso de fiscalização.

Outro aspecto importante diz respeito à visualização do cumprimento das obrigações de forma mais ampla, como os gastos com remuneração de funcionários, as provisões de pagamentos de benefícios e os impostos que estão sendo pagos.

FAÇA PROVISÃO E CONTROLE DE GASTOS

Entende-se por provisionar gastos o ato de ter conhecimento sobre as despesas e quando elas ocorrem. A partir daí, é possível prever e planejar o pagamento dessas despesas.

Para isso, planeje os gastos com férias e 13° salários desde o início do ano e crie uma poupança mensal para evitar surpresas em seu orçamento, especialmente se você tiver um alto número de funcionários.

ESTABELEÇA UMA ROTINA PARA ENTREGA DE HOLERITES

Os holerites, também chamados de contracheques, trazem as referências dos valores e das remunerações que o colaborador receberá naquele mês, como o salário, os benefícios e as gratificações. É importante manter uma rotina para entregá-los aos funcionários e estabelecer uma data para efetuação do depósito dos pagamentos.

Lembrando que a entrega do demonstrativo precisa ser feita mensalmente e consiste em uma obrigação legal da empresa. Isso garante a confiança dos funcionários em relação à empresa e possibilita um melhor gerenciamento dos recursos da organização.

UTILIZE TECNOLOGIAS COMO AUXÍLIO

Adotar um bom sistema de gestão para manter a organização do documento é essencial para evitar complicações futuras, como processos trabalhistas. Para isso, o auxílio das tecnologias pode ser muito útil para reduzir custos e otimizar o serviço.

Diversos softwares fazem cálculos financeiros de forma automática e, consequentemente, mais rápida. Essas ferramentas automatizam o controle da jornada de trabalho dos funcionários, fazem a gestão do pagamento e a emissão do contracheque. No entanto, é necessário, também, manter um arquivo com documentos assinados pelos colaboradores, para evitar problemas.

CONTROLE AS HORAS TRABALHADAS

É necessário analisar a folha de ponto de cada funcionário, em que estão documentadas horas trabalhadas, jornadas adicionais, horas extras. Quando há justificativa de faltas, por meio de atestado médico, a falta pode ser abonada. Caso contrário, deve ser descontado no pagamento.

TERCEIRIZE

A terceirização, também chamada de outsourcing de folha de pagamento, tem se popularizado entre as grandes, médias e até pequenas empresas. Ao contratar esse tipo de serviço, sua empresa transfere todas as complicações a uma empresa especializada, competente e experiente na área. Isso assegurará grandes vantagens, entre elas estão:

• eliminação de multas: diante da diminuição de falhas haverá, consequentemente, redução de multas, pois a terceirizada sabe exatamente como realizar as tarefas conforme os ditames legais;
• modernização dos processos: sua companhia terá acesso aos sistemas já integrados ao eSocial, eliminando a necessidade de aprender como utilizá-los ou gastar tempo e capital informatizando o setor contábil;
• foco na atividade principal: permite que a companhia foque em suas atividades principais, pois não se preocupará com atualizações da legislação e a implantação do eSocial.

Além dessas vantagens, a terceirização ainda garante o aproveitamento de eventuais novidades da legislação que favoreçam sua empresa.

Conclusão

Quando a gestão de folha de pagamento é feita de forma eficiente, ela pode ser um importante apoio à gestão de pessoas de qualquer empresa, garantindo o crescimento sustentável da organização.

Compartilhe este post nas suas redes sociais e ajude os seus colegas de trabalho a conhecerem as soluções que citamos aqui.

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