O que é Automação de Ponto e Quais os Benefícios para o RH?

O que é Automação de Ponto e Quais os Benefícios para o RH?

Uma das ferramentas que mais facilitam os processos do setor de Recursos Humanos é a automação de ponto. Essa tecnologia traz diversos benefícios à empresa e permite que os gestores analisem as faltas, o cumprimento dos horários, a produtividade e muitas outras informações dos funcionários.

Com essa ferramenta é possível trazer economia para a empresa, reduzir riscos e melhorar a tomada de decisões simultaneamente. Quer saber como? Continue lendo este artigo e conheça as diferentes formas de controle de ponto, como funciona e quais os benefícios para o RH.

Diferentes formas de Controle de Ponto

O controle de ponto é qualquer forma utilizada pela empresa para contabilizar o horário de entrada, saída, almoços, afastamentos e outros horários dos colaboradores, sendo que apenas corporações com mais de 20 funcionários devem fazer esse controle.

Existem diferentes tipos de controle de ponto, cada um tem seus pontos negativos e positivos. Veja:

Controle de Ponto Manual

Basicamente, é todo sistema que utiliza dados não informatizado para registrar as horas. Uma das formas mais comuns de serem utilizadas pelas pequenas empresas é por livros de pontos ou fichas impressas.

O uso de planilhas no Excel, Word e afins também podem entrar nessa classificação, já que não há um sistema próprio para isso e a contabilização das horas é feita manualmente.

Controle de Ponto Mecânico

Essa forma é feita com um relógio de ponto cartográfico, em que os colaboradores registram o ponto com cartões de papel. Geralmente, no final de cada mês o responsável pelo setor transfere os dados para um sistema com o objetivo de contabilizar as horas trabalhadas.

Controle de Ponto Eletrônico

O ponto eletrônico utiliza um relógio conhecido como Registrador Eletrônico de Ponto (REP) e seus recursos devem estar de acordo com a Portaria 1510 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). As horas podem ser registradas com uso da biometria, cartão, entre outros métodos.

Este é o método mais vantajoso para as empresas, pelo fato do registro ser mais fácil, seguro e possibilitar a integração com sistemas de controle de ponto, que geram indicadores, relatórios e informações relevantes para o setor de Recursos Humanos.

O que é a Automação de Ponto ?

A automatização ocorre quando a empresa obtém um aplicativo de ponto eletrônico e o integra com o equipamento de ponto da organização.

Sempre que o colaborador marcar uma entrada ou saída na máquina, as informações são enviadas ao software da empresa e trabalhadas de forma automática, o que aumenta o controle da jornada dos colaboradores e facilita o trabalho de RH.

Vantagens da Automação de Ponto

A Automação de ponto traz diversos benefícios e garantias ao setor de RH e consequentemente à empresa de uma forma geral. Veja abaixo cada ponto de uma forma detalhada;

Informação em Tempo Real

Ter acesso aos dados de registro de ponto dos colaboradores sempre que precisar, independentemente do lugar onde você ou o gestor esteja é uma grande vantagem. Ao acessar o sistema via web ou aplicativo é possível visualizar a taxa de presença e descobrir quem faltou ou está atrasado, por exemplo.

Verificar essas informações em tempo real é indispensável para tomar decisões importantes, como a substituição ou remanejamento de um colaborador ausente. Assim, a produtividade da empresa não fica prejudicada.

O controle de horas extras é mais um processo facilitado pela automação de controle de ponto. Os sistemas mais modernos mostram quais são os colaboradores que estão trabalhando além da jornada prevista e também a carga horária cumprida.

Essa característica é muito importante, pois é indispensável acompanhar essa informação regularmente para programar o pagamento e evitar horas extras desnecessárias. Afinal, ninguém quer ser surpreendido no fechamento da folha de pagamento, não é mesmo?

Gerenciamento de Escalas de Trabalho

As escalas de trabalho são escolhas individuais de cada instituição. Para atender o público com o seu produto ou prestação de serviços tem-se a necessidade de adotar jornadas de trabalho 5×2, 12×36, 24×48 ou outras previstas na CLT ou autorizadas em Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.

A automação do controle de ponto eficiente permite a criação da escala de folga dos colaboradores dentro do próprio sistema. Desse modo, o planejamento dos horários é feito somente uma vez e o gestor não gasta seu tempo preenchendo planilhas e modelos de escala de trabalho todo mês .

Com o apoio da automação de ponto na gestão das escalas de trabalho o gerenciamento se torna mais fácil. Os horários podem ser atribuídos a um grupo ou funcionário específico e ao cadastrar os parâmetros no sistema a programação completa de trabalho é gerada automaticamente.

Escalas de trabalho pré-determinadas também ajudam os gestores a controlar a jornada em tempo real, prever o gasto com horas extras e evitar processos trabalhistas.

Relatórios Instantâneos

Muitas vezes a produção de relatórios é vista como uma tarefa complexa. Mas com a automação do controle de ponto você não vai sofrer para coletar dados, analisar e produzir os documentos.

O sistema irá automatizar essa obrigação e, com poucos cliques os dados são consumados e ficam prontos para serem impressos. Então, você pode gerar relatórios e analisar:

• distância percorrida pelo colaborador;
• as atividades registradas durante o expediente;
• o tempo de duração de cada atividade;
• o saldo do banco de horas e horas extras;
• as faltas e outras informações importantes.

Como você deve ter percebido, a automação de ponto não é apenas uma maneira eficiente para controlar a jornada de trabalho. A solução também é uma ferramenta gerencial significativa com a possibilidade de gerar relatórios em qualquer período do mês.

Dessa forma, o RH obtém informações importantes a respeito dos níveis de produtividade, reestruturação de cargos e previsibilidade dos custos.

Automação X Fraudes no Registro de Ponto

Empresas que ainda não têm um sistema de automação de ponto convivem com a ameaça de fraudes nos registros. Isso porque o controle manual e o mecânico podem ser burlados facilmente.

Facilidade no envio de informações para o eSocial

A automação de ponto pode ajudar o RH na integração com eSocial e extrair informações do banco de horas ou horas extras, por exemplo, no padrão correto.

A possibilidade de realizar ajustes nos registros de ponto a qualquer momento favorece a agilidade no envio de alguns eventos periódicos, como o pagamento dos rendimentos de trabalho. Assim você não corre o risco de perder o prazo determinado.

De modo geral, a automação de ponto otimiza os processos do eSocial e elimina erros. Logo, além da segurança de estar em dia com os encargos fiscais, previdenciários e trabalhistas, o RH ganha mais tempo para focar na avaliação de desempenho dos colaboradores.

Integração com o sistema de folha de pagamento

A integração com o sistema de folha de pagamento é mais uma questão que deve ser observada na hora de escolher a automação de ponto. Pois, com certeza, o DP da sua empresa terá muitos benefícios ao calcular a remuneração dos colaboradores com agilidade e segurança.

Os dados do registro de ponto são enviados diretamente para o sistema de folha de pagamento. A integração também permite calcular os descontos na folha, uma vez que o sistema reúne o total de horas trabalhadas e compara automaticamente com a carga horária registrada para cada colaborador.

E aí, o que você achou dos benefícios de implementar a automação de ponto na sua empresa? Muito bom, não é mesmo?

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Quando você delega à Master RH a Automação de Ponto, você conta com todos estes benefícios que você viu neste artigo. Sensacional não é mesmo?

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