Departamento Pessoal Online: O que é e quais as Vantagens

O departamento pessoal online é um upgrade do departamento pessoal tradicional, cujo principal objetivo é automatizar as tarefas do setor, diminuindo o tempo e apresentando mais segurança nas tomadas de decisões.

Provavelmente você já deve ter visto o volume de papéis que os profissionais do departamento pessoal trabalham, né?

Independente do porte e do segmento da empresa, cuidar das documentações dos funcionários não é uma tarefa fácil.

A novidade é que a automatização deste setor veio para facilitar o dia a dia de todo profissional. Mas você já conhecia essa nova modalidade? É sobre isso que falaremos hoje. Confira!

O que é departamento pessoal online?

O departamento pessoal online é um upgrade, em outras palavras, é uma versão superior do departamento pessoal tradicional, cujo principal objetivo é automatizar as tarefas do setor, diminuindo o tempo e apresentando mais segurança nas tomadas de decisões.

Aliás, envolve também os processos mais burocráticos relacionados aos funcionários — e automatizar essas tarefas deu origem ao departamento pessoal online.

Nesse sentido, essa nova modalidade veio para facilitar o dia a dia dos profissionais por meio da tecnologia.

A digitalização da parte burocrática é a estratégia mais adotada nos últimos meses e prioridade para muitas empresas. Seja como for, o intuito é descomplicar a rotina deste setor.

A automatização possibilita que o controle de ponto, horas trabalhadas, processos que envolvem admissão e demissão e entre outras atividades burocráticas sejam feitas até mesmo em home office.

Como funciona?

Bom, agora que você já sabe o que é departamento pessoal online, entenda como funciona:

É simples! Todo trabalho que antes era manual, passou a ser feito pelo celular e pelo computador.

Em outras palavras, é a substituição de trabalhos manuais por plataformas e sistemas que automatizam todos esses processos. Já pensou contratar um novo funcionário sem sair de casa? Essa é somente uma das tarefas que você poderá fazer, confira as principais:

• Atualização de dados;
• Gestão da folha de pagamento;
• O controle do ponto, banco de horas e horas extras;
• Cálculo de salários, benefícios, encargos, férias e rescisões;
• Preenchimento e envio de holerites online.

Em resumo, para aderir esse novo método de trabalhar, basta que a empresa substitua os meios antigos pela tecnologia. Em virtude de levar agilidade e fluidez para o setor.

Só para exemplificar: o armazenamento em nuvem substituiu os pen drives.

Diferenças entre o departamento pessoal online e o tradicional

A maior diferença entre o departamento pessoal online e o tradicional se dá pelo tempo em que uma atividade é executada.

Enquanto um demora horas calculando o controle de ponto manual de cada colaborador, o outro já aderiu ao controle de ponto online que contabiliza sozinho todas as horas trabalhadas, faltas e atrasos. A diferença é clara.

A automatização substitui o profissional?

Pelo contrário! Todas as informações precisam ser controladas e conferidas. Portanto, a automação do setor não substitui os profissionais.

No entanto, não há duvidas de que a tecnologia simplificou essa tarefa e tornou o departamento muito mais produtivo.

E detalhe: essa diferença já é reconhecida pelo mercado — o que significa que continuar realizando os trabalhos manualmente significa perder em vantagem competitiva.

Ou seja, optar pelo tradicional é o mesmo que ter vários métodos dentro do setor. Porém, nenhum eficiente e produtivo.

Onde o departamento online pode ser aplicado?

Tem dúvidas sobre onde aplicar essa automação? Trouxemos alguns exemplos para você começar a adotar.

Assim, lembre-se sempre de que ao adotar ferramentas tecnológicas, sobra tempo para se dedicar a estratégias relacionadas a gestão de pessoas.

Pois o DP assumindo questões burocráticas, o departamento de Recursos Humanos ganha espaço para melhor aplicação de suas estratégias de gestão.

Recrutar e reter as habilidades certas é o segredo para o sucesso de uma empresa. Por isso, automatize as tarefas abaixo e tenha uma atuação ainda mais estratégica:

• Faça relatórios sobre o desempenho dos funcionários e aplique em plano de carreira;
• Controle o registro de ponto dos colaboradores e automatize o cálculo de horas trabalhadas e horas extras;
• Calcule salários e benefícios dos colaboradores de um modo mais fácil;
• Monitore toda a jornada dentro da empresa e faça cálculos precisos em casos de afastamento;
• Organize férias e escala de todos os colaboradores;
• Elabore e envie holerites online.

Quais rotinas podem ser automatizadas?

Deixar os trabalhos manuais de lado e aderir sistemas permite a automação de diversos serviços maçantes e que tomam muito tempo. Podemos citar:

• Relatórios e gráficos de controle;
• Gestão da folha de pagamento;
• Controle de pontualidade, horas trabalhadas e faltas;
• Cálculo de salário e benefícios;
• Cálculo de direitos rescisórios;
• Elaboração e distribuição de holerites;
• Controle de vencimento de férias.

Os softwares entram para apoiar o trabalho do profissional, diminuindo principalmente o tempo de execução das tarefas.

Saiba mais sobre as principais funções do Departamento Pessoal aqui.

Quais são as principais vantagens do departamento pessoal online?

Ainda não se convenceu de que é hora de adotar o departamento pessoal online? Então, dá uma olhada nas principais vantagens em modernizar a sua empresa!

Segurança em todas as decisões

Primeiramente que, usar sistemas para armazenar e organizar dados sobre os funcionários concentra tudo o que você precisa em um só local.

Além de muita facilidade, a visualização dos dados é muito mais clara, trazendo segurança para tomar qualquer decisão.

Praticidade em qualquer lugar

Já pensou ter acesso a qualquer informação com um clique? Ter um sistema que aponta atrasos e faltas?

Suponhamos que você precisa organizar as férias dos colaboradores do setor de indústria. Você tem pensar numa logística para dar férias e mesmo assim não desfalcar tanto a equipe, certo?

Para isso, é necessário procurar a pasta de cada setor e de cada profissional, verificar datas e fazer contas — tudo isso escrito no papel e feito na calculadora.

Então, agora consegue imaginar quanto tempo é gasto só para calcular de um funcionário? Um sistema operacional faria tudo isso em um tempo muito menor, somente com alguns cliques.

Otimizar todos os processos

Otimizar processos carrega uma série de vantagens, por exemplo: os dados podem ser utilizadas por empresas que realizam pesquisas do clima do ambiente de trabalho.

Antes de tudo, a empresa pode traçar o perfil de funcionário ideal oferecendo testes online, trazendo mais eficiência aos processos de recrutamento e seleção.

Diminuição de erros manuais

Primordialmente, a Justiça do Trabalho é muito rígida e com leis muito claras. Logo, qualquer erro na folha de pagamento, férias ou horas trabalhadas pode resultar em um processo trabalhista — além de prejudicar a imagem da empresa e trazer danos financeiros.

Desse modo, a tecnologia contribui muito para a diminuição de erros e falhas manuais, já que os cálculos passam a ser feitos por máquinas e os dados ficam armazenados em nuvens.

Conclusão

Por fim, o departamento pessoal online é a maior estratégia do momento para todas as empresas. Trazendo vantagens para que os profissionais trabalhem em qualquer espaço. Mas e se precisar contratar alguém? Vimos que também é possível!

Com toda certeza, implantar um departamento pessoal online será o grande diferencial para a sua empresa.

A Master RH conta com uma equipe altamente capacitada e com experiência de mercado que você pode contar.

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