As principais funções do Departamento Pessoal

Muitas pessoas confundem as funções do departamento pessoal com as rotinas do departamento de recursos humanos. 

Existem situações, nas quais esses dois departamentos dividem alguma tarefa, como em admissões, compensações e desligamentos de colaboradores. Mas no geral as funções são muito diferentes.

As rotinas do Departamento Pessoal executam e acompanham questões burocráticas relacionadas aos funcionários, já o Departamento de Recursos Humanos é responsável por questões relacionadas a competência e habilidades do colaborador.

As funções do Departamento Pessoal exigem conhecimento da Legislação Trabalhista e de administração para garantir que os direitos e deveres dos trabalhadores sejam cumpridos. Por isso, as tarefas do DP são de grande responsabilidade.

Hoje você irá aprender as principais funções do Departamento Pessoal e quais suas diferenças do Departamento de RH. Continue a leitura para ver!

7 Funções do Departamento Pessoal

1. Alinhamento de ações

Os Departamentos não são as mesmas coisas mas apesar disso, trabalham juntos e precisam estar sempre em alinhamento. Tendo em vista as metas a serem entregues mas também o desenvolvimento do setor.

A gestão das Guias Trabalhistas é uma das funções do Departamento Pessoal e se trata de um sistema de informações que compila dados sobre as Leis Trabalhistas, e que são constantemente atualizadas.

Dê atenção ao alinhamento! Conte com pessoas que façam a ponte de um departamento ao outro. Leve em consideração ações positivas mas também negativas.

Uma falha no Departamento de RH pode facilmente afetar o Departamento Pessoal, e vice-versa.

O alinhamento facilita as tarefas para ambos, pois enquanto um está planejando um processo demissional, o outro está consultando as leis que abrangem tal processo.

Ter uma equipe com funcionários competentes alavanca o Departamento Pessoal e consequentemente o desenvolvimento de toda a empresa. 

Atualmente, existem empresas de RH e DP especializadas, que podem cuidar disso para você, poupando seu tempo e é uma ótima opção contratá-las.

2. Legislação Trabalhista

Além de ter conhecimento sobre as leis que cuidam do trabalhador, especialmente a CLT, é necessário acompanhar todas as alterações da Legislação.

Essa etapa é indispensável para que o setor esteja sempre atualizado e as leis sejam devidamente implementadas na empresa.

Além disso, em casos de ações movidas por funcionários ou ex-funcionários, o setor é também responsável por representar o empregador na Justiça do Trabalho.

3. Registro trabalhista

Sabia que a integração do novo funcionário na empresa é também uma das funções do Departamento Pessoal?

O processo de admissão, registro na Carteira, marcação de ponto, liberação de crachá e todo o processo de adaptação ao novo ambiente de trabalho fazem parte da rotina deste setor.

E essa etapa é essencial para que não ocorra divergências relacionadas a Legislação nem ao rendimento do funcionário recém chegado.

4. Controle de horários

Já que o controle de ponto é de responsabilidade do DP, cabe ao mesmo o controle mensal (ou semanal) da frequência do funcionário, e se o mesmo está cumprindo seu horário de trabalho.

Pois a partir desses registros é possível verificar e calcular horas extras ou faltantes para que as devidas compensações sejam realizadas na folha de pagamento.

E todos os horários e seus devidos pagamentos devem ser acordados já no processo de admissão.

5. Controle de Férias

Tá aí o período mais aguardado de todo colaborador, não é mesmo?

É de extrema importância que haja logística e que as férias sejam contabilizadas corretamente.

A organização das férias de cada funcionário exige atenção, para que não haja muitas pessoas em férias e acabe defasando a equipe da qual eles pertencem.

Dada a importância do tópico, já existem inclusive softwares e aplicativos desenvolvidos especialmente para o controle dessas atividades, que automatizam o processo e substituem a famosa planilha do Excel.

É de função do Departamento Pessoal o controle de datas e remuneração relacionada.

6. Folha de pagamento

As férias é um dos momentos mais aguardados mas o dia de pagamento não fica para trás. Já pensou esquecer de pagar um funcionário?

A folha de pagamento consiste na contabilização de todos os valores de direitos do colaborador, nem para mais (prejudicando o financeiro da empresa) e nem para menos (prejudicando o funcionário).

Por serem mensais, esses processos fazem parte das funções do Departamento Pessoal, principalmente se a empresa conta com uma quadro de colaboradores extenso.

É preciso planejamento de todos os pagamentos, contabilizar horas trabalhadas e horas extras, benefícios e encargos sociais, leia mais clicando aqui.

6. Impostos, taxas e contribuições

A gestão do pagamento das parcelas de contribuição do FGTS e de qualquer outra eventual taxa faz parte das rotinas do Departamento Pessoal.

Manter esses encargos quitados em dia é uma obrigação do empregador, portanto todo cuidado é pouco! O controle correto garante tranquilidade a empresa e aos funcionários.

E também, a empresa lida diretamente com as entidades sindicais, através de convenções coletivas e do repasse da cobrança do imposto anual relacionado às atividades dos sindicatos.

7. Processo demissional

No caso de desligamento, por exemplo, o Departamento de RH se encarrega de identificar quais funcionários não farão mais parte do quadro – seja por baixa performance, comportamento incompatível com a cultura organizacional da empresa ou algum outro fator.

Enquanto o Departamento Pessoal assume a responsabilidade pela rescisão dos contratos, fiscalização e atualização de qualquer trâmite na Justiça do Trabalho.

Conclusão: funções do Departamento Pessoal X Recursos Humanos

Aqui você aprendeu quais as principais funções do Departamento Pessoal e onde esse setor trabalha junto com o RH:

• O RH se ocupa de atividades ligadas ao clima organizacional, treinamentos, retenção de talentos e balanceamento entre vida profissional e vida pessoal dos colaboradores. Já o Departamento Pessoal fica a cargo de aspectos administrativos e jurídicos;
• Ambos proporcionam vantagem competitiva aos negócios. Pois o DP assumindo questões burocráticas, o RH ganha espaço para melhor aplicação de suas estratégias.

Portanto, o Departamento Pessoal cuida da parte mais burocrática da empresa, enquanto o Departamento de Recursos Humanos zela pela parte mais estratégica. Certo?

Agora, você sabia que existem empresas de Gestão de RH e que também automatizam todo o processo burocrático do DP através da terceirização?

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