10 Dicas para uma boa Gestão de Folha de Pagamento

A gestão de folha de pagamento está ligada diretamente ao crescimento e evolução da empresa. Qualquer falha nesta gestão pode causar diversos problemas.

Transtornos nos pagamentos de salário e benefícios dos funcionários são reduzidos consideravelmente quando adquirimos boas práticas na gestão.

Hoje você irá aprender 9 excelentes dicas para uma boa gestão de folha de pagamento, evitando inúmeros conflitos e quaisquer problemas administrativos.

Vamos lá?

1 - Planeje antecipadamente todos os pagamentos

Já pensou esquecer o salário de um funcionário?

Antecipar, planejar ou até mesmo automatizar esta tarefa será sua maior estratégia de gestão de folha de pagamento.

Devido a fiscalização dos órgãos trabalhistas, toda facilidade para visualizar os gastos gerados pelos colaboradores registrados deve ser aplicada.

Por isso, primeiramente opte por uma conta bancária específica, poupando tarifas para a Empresa.

Separe o pagamento do salário do pagamento dos benefícios, por exemplo:

• Vale transporte será depositado todo dia 01;
• Salário será depositado todo dia 05;
• Vale refeição/alimentação será depositado todo dia 10.

Em casos de faltas, atrasos, horas extras ou outros valores considerados no salário, também é uma estratégia automatizar. Confira no tópico 5.

Fazer este trabalho manualmente é cansativo e as chances de errar são maiores. Portanto, utilize sistemas, programas e todas as ferramentas específicas para esta ação.

2 - Para uma boa gestão de folha de pagamento, determine cargos e salários

Determinar todos os cargos e quais serão seus respectivos salários/benefícios é muito importante para a gestão de pessoas e organização dos custos em cada setor da empresa.

Com os dados de cada setor em mãos, é possível identificar: oportunidades de promoções, investimentos e um controle organizado de toda quantia paga.

3 - Tenha todas as documentações atualizadas e armazenadas

Para uma gestão de folha de pagamento eficiente, é indispensável que todas as documentações estejam em dia e bem armazenadas.

Por exemplo, todo funcionário estando ativo ou inativo na empresa, deve ter separadamente uma pasta com todos os seus documentos. E em cada pasta deve ter:

• Documentos de admissão;
• Cópia dos holerites assinados;
• Mudança de cargo/função;
• Documentos de demissão.

Guardar uma cópia impressa ou digital de cada documento entregue ou emitido é uma forma de manter empresa e funcionário seguros em casos de problemas.

4 -Atualize os dados dos funcionários

Meu funcionário mudou o número de telefone, não é uma documentação… Devo atualizar no meu sistema? A resposta é sim.

Número de telefone, endereço que reside, estado civil e dados de dependentes mudam constantemente. Se atente a isso.

O eSocial é um sistema de Administração Pública do Governo que sempre deve ser atualizado pela empresa quando houver alteração de dados , a fim de evitar multas.

5 - Horas trabalhadas e horas extras na gestão de folha de pagamento: como fazer?

O sistema de registro de ponto é muito eficiente e muito preciso na gestão de folha de pagamento.

Como se trata de um sistema, todos os dados de marcação de ponto serão calculados diariamente, poupando tempo. Automatizando toda marcação de entrada, saída, intervalos, horas extras e faltas, e também já apontando no seu sistema quantas horas cada funcionário está trabalhando e o quanto irá receber.

Realização de horas extras: por que desencorajar essa prática?

Horas extras sem controle traz prejuízos ao financeiro da empresa.

É fundamental que a equipe seja treinada para entregar todas as suas atividades na carga horária prevista e somente em casos específicos utilizar horas adicionais.

O sistema de ponto também é eficaz neste caso, já que o mesmo pode realizar o bloqueio do expediente e somente o responsável do setor pode permitir horas extras.

6 - Contabilize os benefícios e encargos sociais

Encargos sociais, benefícios de vale transporte e vale refeição/alimentação, e acréscimos de horas extras ou adicionais noturnos: todos devem estar na gestão de folha de pagamento e ser considerados relevantes tanto quanto a remuneração crua dos funcionários todos os meses.

INSS e FGTS são considerados encargos sociais e benefícios do trabalhador.

Toda atenção deve ser tomada ao contabilizar todos esses valores, evitando qualquer pagamento indevido, para mais ou para menos, ou até mesmo não informado.

7 - Mesmo automatizando as tarefas, tome cuidado

Antes de armazenar ou enviar qualquer documentação, tenha cautela!

Mesmo com a maioria das atividades automatizadas, supervisione toda admissão, alteração de salários, promoções ou rescisões.

Garantir manualmente que todas as informações estão corretas é uma prova de consciência da gestão de folha de pagamento

8 - Esteja por dentro de todo avanço tecnológico

Um grande exemplo de avanço tecnológico é a Carteira de Trabalho Digital. 

Mesmo a empresa sendo totalmente presencial, muitos departamentos de Recursos Humanos adotaram este recurso digital.

Além de reduzir custos com papéis e materiais de escritório, facilita todas as anotações que devem ser feitas na CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social).

Este tópico também está relacionado no nosso artigo RH Ágil e a Digitalização Forçada pela Pandemia, leia aqui.

9 - Faça relatórios dos erros mais cometidos

Falhas na gestão de folha de pagamento resultam em reimpressões, aumentando o tempo de trabalho e tomando toda a agilidade que a tarefa teria que ter.

Mesmo com ótimas ferramentas, erros vão acontecer, é normal! Mas o mesmo equívoco repetitivamente indica falha na gestão, por isso, se você é responsável pelo setor, não crie barreiras, receba os acertos mas também esteja por dentro dos erros, para assim poder contorná-los.

Trazendo economia financeira, dinâmica à equipe e tornando ágil toda atividade exercida.

10 - Terceirize a Gestão de Folha de Pagamento

A terceirização, também chamada de outsourcing de folha de pagamento, tem se popularizado entre as grandes, médias e até pequenas empresas. Ao contratar esse tipo de serviço, sua empresa transfere todas as complicações a uma empresa especializada, competente e experiente na área. Isso assegurará grandes vantagens, entre elas estão:

• eliminação de multas: diante da diminuição de falhas haverá, consequentemente, redução de multas, pois a terceirizada sabe exatamente como realizar as tarefas conforme os ditames legais;
• modernização dos processos: sua companhia terá acesso aos sistemas já integrados ao eSocial, eliminando a necessidade de aprender como utilizá-los ou gastar tempo e capital informatizando o setor contábil;
• foco na atividade principal: permite que a companhia foque em suas atividades principais, pois não se preocupará com atualizações da legislação e a implantação do eSocial.

Além dessas vantagens, a terceirização ainda garante o aproveitamento de eventuais novidades da legislação que favoreçam sua empresa.

Para uma Boa Gestão de Folha de Pagamento, lembre-se:

• Planeje todos os pagamentos;
• Separe cargo de salário;
• Tenha documentações em dia;
• Atualize os dados dos funcionários;
• Calcule horas trabalhadas e horas extras;
• Calcule benefícios e encargos sociais;
• Supervisione todo o sistema;
• Esteja por dentro dos avanços tecnológicos;
• Não despreze os erros cometidos;
• Conte com empresas especializadas.

Neste post você aprendeu 9 grandes dicas para uma boa gestão de folha de pagamento.

Caso você tenha ficado com alguma dúvida, estamos aqui para te ajudar!

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