O que é BPO de Folha de Pagamento?

Você sabe o que é BPO de Folha de Pagamento? Podemos adiantar que trata-se de uma nova estratégia, que tem como objetivo otimizar e reduzir os custos do Departamento Pessoal e RH das empresas.

Sabemos que a folha de pagamento é o espelho das informações e atividades trabalhistas de um funcionário, e por isso demanda muita atenção, por ser parte significativa do custo de uma empresa. Mas afinal, o que é BPO de Folha de Pagamento? Vamos lá!

A sigla BPO vem do inglês “Business Process Outsourcing”, que em tradução livre significa “Terceirização de Processos de Negócios”. Mas antes de nos aprofundarmos neste assunto, vamos entender detalhadamente o que é BPO de Folha de Pagamento.

O que é BPO de Folha de Pagamento?

Em resumo, BPO de Folha de Pagamento é a terceirização dos processos das folhas de pagamento de uma empresa. A equipe prestadora dos serviços de BPO pode ser contratada a partir de uma empresa especializada no assunto.

Os profissionais que prestam serviços de BPO são capacitados para atuar em todos ou na maioria dos processos das Folhas de Pagamento. Algumas tarefas são:

• Processamento e administração da Folha de Pagamento;
• Análises de processos;
• Cálculo de salário;
• Retenção de Imposto de Renda;
• Depósitos;
• Impressão e entrega de cheques;
• Pagamentos às devidas agências governamentais;
• Fornecimento de relatórios gerenciais.

Ao contratar uma empresa terceirizada para lidar com todas as funções de Folha de Pagamento, você economiza tempo e dinheiro reduzindo a necessidade de:

• Contratar e treinar profissionais;
• Comprar software e equipamentos;
• Garantia que a Folha de Pagamento será contabilizada e paga em tempo hábil.

Quais os benefícios do BPO de Folha de Pagamento?

Rapidez e pontualidade na emissão de Folha de Pagamento

O BPO de Folha de Pagamento acelera e otimiza todos os processos de pagamento. Sua empresa terá:

• Retorno mais rápido;
• Mais controle;
• Análises de todos os pagamentos;
• Melhor rastreabilidade.

Melhor atuação do RH

Com o BPO de Folha de Pagamento o departamento de RH ganha mais tempo para focar em outras tarefas: como gestão de talentos e remuneração estratégica, por exemplo.

Redução de gastos

A empresa economiza tanto na impressão e no armazenamento de papéis quanto na redução de multas, já que os profissionais ficam atentos aos prazos e especificidades das leis.

Em uma pesquisa da Deloitte, 78% dos entrevistados dizem que tiveram bons resultados ao terceirizar e apostar no BPO de Folha de Pagamento.

A empresa terá uma visão macro sobre custos e poderá fazer cortes e reajustes de investimento.

Mão de obra qualificada

A empresa responsável atuará em diversas áreas para cuidar das folhas de pagamento da sua empresa, prezando pela qualidade do trabalho.

Além disso, eles costumam estar sempre se atualizando e realizando capacitações para oferecer um serviço de qualidade.

Desta forma, você conta com uma equipe que está por dentro das transformações e necessidades atuais.

Segurança dos dados

É comum que, numa equipe de BPO de Folha de Pagamento, os dados e documentos sejam administrados de maneira automatizada.

Por exemplo: o pagamento de um funcionário, feito de forma totalmente eletrônica, garante uma segurança de todas as informações.

Os dados passam a ser somente para pessoas autorizadas, ficando mais acessíveis em tempo real e tornando o controle mais assertivo, seguro e sem atrasos.

Leia aqui nosso artigo sobre a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709/2018.

Previne erros

A prevenção de erros é extremamente benéfica dentro do departamento de RH, primeiro porque gera economia e segundo porque evita ações trabalhistas.

O BPO de Folha de Pagamento pode impactar diretamente neste sentido, além de apostar em profissionais qualificados e dedicados exclusivamente a determinadas tarefas, previne esse processo de erros pela grande quantidade de dados que precisam ser gerenciados detalhadamente.

E para prevenir processos trabalhistas, a lei da CLT exige um acompanhamento diário, pois sofre mudanças constantes.

Otimiza o processo da Folha de Pagamento

Diminuir o tempo gasto com questões burocráticas e se dedicar para a gestão de pessoas é o grande objetivo das empresas.

O BPO da Folha de Pagamento é uma excelente forma de otimização! Pois, terceirizando algumas rotinas, o departamento de RH da empresa pode se dedicar a ações mais estratégicas de atração e retenção de talentos.

O que observar antes de contratar o BPO da Folha de Pagamento?

Como se trata de um assunto de extrema importância, é preciso ficar atento para escolher a melhor opção. Separamos alguns tópicos breves para serem analisados:

• Saiba todos os serviços que a empresa oferece, e se acrescentarão benefícios para a sua empresa;
• Conheça a equipe e verifique suas especializações;
• Confira se há uma boa comunicação com os clientes e se há transparência com o seu negócio. É importante ter abertura para tirar dúvidas, solicitar mudanças e acompanhar os processos de perto, e é fundamental também descobrir se a empresa cumpre bem os prazos e fornece os comprovantes adequadamente;
• Faça uma boa pesquisa sobre a empresa, é interessante conversar com quem já contratou para tirar dúvidas e conhecer mais sobre o trabalho.

3 passos para implementar o BPO de Folha de Pagamento

1. Análise dos processos existentes

A empresa de BPO de Folha de Pagamento mapeia todos os seus subprocessos em quatro campos:

• Pessoas: quais funcionários estão em melhor posição para realizar o trabalho e são treinados adequadamente?
• Especialização: o know-how está presente nas pessoas mas também é documentado?
• Processos: os processos são executados com eficiência e é claro a responsabilidade de cada pessoa?
• Sistemas: os sistemas e ferramentas utilizadas contribuem para o desempenho e sustentabilidade de todo o processo?

2. Definição do que será terceirizado e o que não será

Por subprocesso, também é avaliado até que ponto a empresa deseja terceirizar:

• Processos internos (insourcing): seus funcionários continuarão a executar essas tarefas;
• Processos conjuntos (cosourcing): seus funcionários farão essas tarefas junto com terceiros;
• Processos terceirizados: os especialistas da empresa terceirizada assumem todas as tarefas.

3. Início do novo método de trabalho

Você escolhe a data de início do novo método de trabalho: pode optar por iniciar uma série inteira de ações ao mesmo tempo ou introduzi-las gradualmente.

No início, você pode terceirizar apenas um número limitado de atividades, mas depois pode expandir esse intervalo com o passar do tempo, automatizando o máximo possível os processos de BPO de Folha de Pagamento.

Conclusão

O BPO de folha de pagamento pode trazer grandes benefícios para sua empresa. Com a evolução do mercado, a terceirização de serviços se tornou uma ótima alternativa para que as empresas sejam mais assertivas em suas rotinas.

Aproveite essa onda e comece a ir atrás da otimização de seus processos! Esperamos ter te ajudado a entender como funciona esse processo de terceirização.

A Master RH conta com uma equipe altamente capacitada e com experiência de mercado que você pode contar.

Somos especialistas em estratégias e reestruturação de processos em RH, Departamento Pessoal, gestão pessoal, folha de pagamento, consultoria, gestão de benefícios e treinamentos.

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