Admissão de Funcionários: Tudo o que você precisa saber

A admissão de funcionários nem sempre é uma tarefa fácil, já que a decisão pode dar muitas alegrias, mas também muitos danos e prejuízos para as empresas, caso ocorra erros no processo.

Para se ter ideia, o Brasil enfrentou grandes problemas com processos trabalhistas. Só no período entre janeiro a outubro de 2019, o total de processos trabalhistas foi de 1,5 milhão, de acordo com dados do Tribunal Superior do Trabalho (TST).

Com a definição da reforma trabalhista e uma série de novas medidas, muitos empreendedores e comerciantes enfrentam grandes dilemas na hora de contratar, não só por conta do potencial do colaborador para assumir aquele cargo, mas também por conta do regime de contratação.

Essas e outras dúvidas, você esclarece neste artigo. Acompanhe até o final;

O que é a admissão de funcionários?

A admissão de funcionários é o conjunto de procedimentos para formalizar a contratação de um novo colaborador na empresa. A lei que rege o processo de admissão de funcionários é regida pela CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), que determina os direitos e deveres que as empresas e os empregados devem seguir.

Como funciona a admissão de funcionários?

Veja abaixo o passo-a-passo de atividades que não podem faltar nesse processo. Priorizando eficiência e a otimização de recursos, vamos mostrar como é possível admitir funcionários da melhor maneira possível.

Recrutamento e seleção

ao contratar novos colaboradores, é preciso enxergar a prática como um processo que se inicia no primeiro contato do candidato com a empresa, afinal todas as expectativas e dúvidas do candidato acerca do possível novo emprego precisam ser elucidadas.

As fases de recrutamento e seleção já demonstram à força de trabalho, representada ali pelos candidatos interessados, o valor que as pessoas têm para a organização. Isso inclui o posicionamento ético do recrutador, cumprimento de obrigações legais, apresentação das condições de trabalho, dentre outros aspectos importantes na relação que se estabelecerá a partir desse contato.

Diante disso, podemos considerar recrutamento e seleção o passo inicial da dinâmica de contratação, tendo como função principal a formação de uma equipe de trabalho.

Entrega de Documentos

Depois de passar pela seleção, o futuro contratado precisa ser notificado sobre a escolha e solicitado para apresentar a sua documentação, para que ele possa ser, de fato, admitido na empresa. Confira os documentos necessários para essa formalização.

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) — deve ser devolvida ao colaborador no prazo de 48 horas mediante a emissão de um protocolo tanto na entrega quanto na devolução;
• Certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar — para contratados do sexo masculino, de 18 a 45 anos;
• Certidão de nascimento e de casamento;
• Declaração de dependentes — para fins de Imposto de Renda na fonte;
• Atestado médico admissional — deve ser custeado pelo empregador e efetuado antes do início das atividades;
• Declaração de opção (ou não) pelo vale-transporte;
• CPF, RG, Título de Eleitor;
• Comprovante de escolaridade.

Se o colaborador tiver filhos menores de 14 anos (ou maiores com invalidez), para receber o salário-família, deverá apresentar sua certidão de nascimento, cartão da criança (para filhos menores de 6 anos), declaração de frequência escolar a partir dos 7 anos e o comprovante de invalidez, se for esse o caso.

Registro dos funcionários

A última etapa legal da formalização da admissão de funcionários é o seu registro, conforme previsto no artigo 41 da CLT. Esse registro pode ser anotado em livros, fichas ou sistema eletrônico.

No parágrafo único do respectivo artigo da CLT, consta que devem ser registrados:

• Qualificação civil e profissional do colaborador;
• Dados relativos à admissão no emprego;
• Duração e efetividade do trabalho;
• Férias;
• Acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.

Além disso, quanto aos dados do colaborador tratados no segundo artigo da Portaria 41/2007 do MTE, o registro deve conter as seguintes informações:

• Nome, data de nascimento, filiação, naturalidade e nacionalidade;
• Número e série da carteira de trabalho;
• Número do PIS/PASEP;
• Data de admissão;
• Cargo e função;
• Remuneração;
• Jornada de trabalho;
• Férias;
• Acidentes e doenças, quando houver.

Realizar as anotações na CTPS

As informações mais importantes do contrato também constarão na carteira de trabalho e previdência social. A partir da entrega do documento, a empresa terá 48 horas para registrar o seguinte:

• informações do empregador;
• cargo;
• CBO;
• localização do colaborador nos livros da empresa;
• data de admissão;
• remuneração;
• condições especiais.

No conceito de “condições especiais”, entra tudo o que fugir do trabalho por tempo indeterminado para jornada de 8 horas diárias e 44 horas semanais, como a jornada de 12x36, de meio expediente e afins.

Veja bem, a anotação não é difícil porque basta seguir os itens previstos na própria CTPS. Além disso, a empresa pode imprimir as anotações e colar no local indicado na carteira de trabalho para evitar informações confusas ou o trabalho de escrever à mão.

Cadastrar a admissão no E-Social

Desde 10 de abril de 2019, o cronograma para implementação do E-Social chegou a etapa de inclusão dos eventos não periódicos — que não se repetem mês a mês, semestre a semestre, ano a ano etc. — por todas as entidades privadas.

Assim, a admissão de colaboradores deve seguir por esse caminho em substituição às comunicações ao Ministério do Trabalho, INSS e Receita Federal. Isso facilitou bastante porque basta preencher os dados e enviar a documentação exigida na plataforma digital.

Atualmente, o prazo para envio é o dia útil imediatamente anterior ao início da prestação de serviços, mas é possível realizar o registro preliminar apenas com CNPJ/CPF do empregador, CPF do trabalhador, data de nascimento e data de admissão do empregado. Nesse caso, ganha-se mais 7 dias para regularizar o restante.

O processo de admissão pode ser visto de forma detalhada no Manual do E-Social, item 3.1 e seguintes.

Tomar as providências adicionais

Para encerrar, você precisa tomar uma série de providências de âmbito interno:

• agendar o exame admissional em médico registrado no Ministério do Trabalho;
• verificar a necessidade de assinatura em outros termos, como o de solicitação do vale-transporte e banco de horas;
• atualizar os registros internos, especialmente o livro de funcionários;
• convocar o colaborador para assinar todos os termos;
• entregar a carteira de trabalho assinada e guardar o recibo de entrega.

Integração dos Funcionários

Além de todas as obrigações legais que envolvem a formalização da admissão de colaboradores, existem processos administrativos que oficializam a contratação perante a equipe e o próprio colaborador, e é aí que entra o papel da integração de funcionários.

A ausência de um ritual interno de entrada pode diminuir a potência que o processo de admissão tem em relação à motivação.

Do ponto de vista de quem está sendo contratado, há uma série de expectativas criadas ao longo do processo seletivo — e, por isso, a primeira impressão como parte da organização deve ser sempre positiva. É preciso levar em conta o período de adaptação, necessário para a pessoa se familiarizar com o ambiente e os demais funcionários.

Já em relação à equipe que está recebendo um novo membro, também há expectativas envolvidas, bem como maior ou menor inclinação de cada um para receber esse colaborador. É importante que cada um saiba o seu papel para o resultado final e que essa transição se faça de maneira gradativa.

Não esqueça de fazer a inserção do novo colaborador nas práticas internas, como cadastros de funcionários, listas, sistemas, criação de e-mail, local de trabalho, máquinas, materiais, etc. Para o início oficial das atividades na empresa, é preciso formalizar o seu pertencimento à equipe.

Treinamento

A fim de dar maior segurança e competência para o funcionário exercer funções relativas ao cargo, é preciso oferecer um treinamento. No geral, as organizações reservam um período específico para essa prática.

O importante em todo esse processo de entrada é haver uma estratégia predefinida, no sentido de saber sempre qual será o próximo passo para esse novo talento, estruturando o procedimento de contratação.

Há empresas que optam por uma entrada mais sutil, na qual não se exige tanto do colaborador em um primeiro momento. Outras já acreditam que envolver o funcionário em projetos importantes assim que ele passa a fazer parte da organização é um diferencial para explorar seu potencial e estimular a criatividade.

Essas características variam de acordo com o estilo do negócio, a cultura organizacional e as necessidades relativas ao cargo em si. Cada gestor sabe o que está buscando em uma nova contratação, e, por isso, cabe a ele também direcionar o ritmo e o estilo de trabalho.

Os principais tipos de contrato de trabalho

Antes de firmar um contrato de trabalho, é preciso conhecer os modelos que podem ser aplicados e analisar quais deles atendem as necessidades da empresa.

Quanto ao tipo de contrato, as seis formas mais utilizadas são as seguintes:

Contrato por tempo indeterminado

Corresponde à contratação plena, ou seja, em que não há data prevista para encerramento do vínculo. Assim, normalmente o rompimento ocorre apenas se houver demissões ou pedidos de dispensa.

Contrato de experiência

É previsão de período para que as partes vejam se tem certeza da escolha. Pode ser fixado por até 90 dias. A CLT permite dividir esse período em até 2 partes. Por exemplo, você pode contratar por 30 dias e, depois, prorrogar a experiência por mais 60.

Contratação temporária

Pode ser realizado por até 2 anos, admitindo-se a prorrogação por até mais 2. Aqui, é preciso se enquadrar em uma das situações previstas em lei:

• atividade transitória, por exemplo, as contratações em épocas de alta turística ou de final de ano;
• a natureza do serviço justifica a contratação a prazo, como no caso dos jogadores de futebol, artistas e radialistas.

As contratações temporárias e por experiência exigem certos cuidados porque os erros podem converter o contrato em definitivo.

Trabalho autônomo

O trabalho autônomo é aquele realizado por um profissional que atua de forma independente, sem vínculo empregatício.

Geralmente são designados para um projeto em específico da empresa, já que o planejamento e execução de tarefas são realizados sem que ele seja subordinado a alguém.

Contrato de Estágio

O estágio, assim como o trabalho autônomo, não configura vínculo empregatício. Na realidade, não existe contrato entre o estagiário e a empresa, mas um termo de compromisso que devem trazer as atividades a serem desempenhadas pelo estudante de forma clara e definida.

Menor aprendiz

O programa Menor Aprendiz é uma iniciativa do Governo Federal, estabelecida pela Lei da Aprendizagem, nº 10.097/00.

Esse contrato também é feito por tempo determinado — máximo de 02 anos — e voltado aos estudantes com idade entre catorze e dezoito anos.

A anotação deve ser feita normalmente na CTPS e o contrato deve estar atrelado a frequência desse aprendiz na escola. Ou seja, é imprescindível que o indivíduo esteja matriculado e assistindo às aulas.

Por isso, o horário de trabalho deve ser o contra turno escolar e, consequentemente, o salário compatível a quantidade de horas trabalhadas, mas baseado no salário-mínimo.

Principais erros nos processos de admissão de funcionários

Agora que você já sabe como funciona o processo de admissão, vamos falar sobre como ser eficiente nessa área. Vamos começar com os erros mais cometidos para que você aprenda e não repita na sua empresa. Vamos lá?!

Esquecer passos importantes

A contratação exige diversas providências, como exame admissional, assinatura da carteira, inserção dos dados no E-Social, entre outros. Assim, um erro comum é não realizar alguma etapa.

Descumprir prazos

Mais frequente ainda é perder a data limite para praticar os atos. Por exemplo, a carteira de trabalho deve ser devolvida em 48 horas, e o cadastro no e-social concluído até dia imediatamente anterior ao da prestação de serviços.

Não documentar os atos praticados

Na justiça do trabalho, frequentemente o trabalhador não precisa apresentar provas de suas afirmações. Logo, se a empresa não tiver tudo muito bem documento, as chances de fraude são grandes. Por exemplo, o que acontece se você anotou tudo apenas na CTPS, e o colaborador jogou o documento fora e pediu 2ª via?

Errar nas etapas anteriores

Tudo o que dá errado nos estágios anteriores deságua na admissão. Logo, um processo de seleção ineficiente será a porta de entrada para problemas. É o caso de contratações realizadas às pressas ou que optaram pelo recrutamento tradicional, em que perfil psicológico e fit cultural ficam em segundo plano.

Ter uma interação negativa com o candidato

Processos excessivamente burocráticos podem fazer o candidato perder o interesse na vaga. Isso ocorre quando a admissão demora muito para ser concretizada, expondo a empresa ao risco do profissional encontrar outra oferta. Por isso, a atenção a parte jurídica também influencia esse aspecto.

Ter a ausência de um plano de integração

A empresa deve deixar claro qual será o papel do colaborador e esclarecer as normas internas de conduta. Além disso, é importante que o líder participe do processo, contribuindo para evitar o turnover.

Evite erros no processo de admissão de funcionários

Tenha certeza de que todos os passos do processo de admissão de funcionários citados acima foram seguidos com muito cuidado. Qualquer erro nesse momento poderá trazer problemas com a previdência.

Quando a rotina é mal realizada ou não é cumprida, coloca o empregador e o empregado em situação de risco, podendo gerar multas ou ainda anulação de atos. Preste muita atenção para reunir todos os documentos e garantir uma admissão bem sucedida.

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