Como fazer uma Boa Gestão de Folha de Pagamento?

Como fazer uma Boa Gestão de Folha de Pagamento?

Todo gestor deseja reduzir os custos da empresa e aumentar a produtividade do negócio. E sabemos que é possível cumprir esse objetivo de várias formas. Otimizar processos, reduzir multas e economizar com materiais são algumas delas.

Porém, muitos profissionais não sabem que um dos métodos mais eficazes de reduzir custos e aumentar a produtividade é exercendo uma boa gestão de folha de pagamento.

Esse é um assunto muitas vezes ignorado pelos administradores, seja por não conhecerem a importância do tema ou pela dificuldade ocasionada pela complexidade da legislação tributária e trabalhista no Brasil.

O que queremos dizer é que obter vantagens financeiras com a folha de pagamento não é impossível, desde que se tenha conhecimento sobre o assunto.

Para ajudar você nesse processo, trouxemos dicas importantes, sobre como fazer uma boa gestão de folha de pagamento. Veja!

Conheça a importância da Gestão de Folha de Pagamento

Primeiramente é necessário conhecer o conceito correto da folha de pagamento. Esse documento tem o propósito de registrar e organizar a remuneração dos colaboradores, além de servir como comprovante de renda e atividade remunerada para fins legais.

Os cálculos realizados sobre a folha são baseados nos registros financeiros dos funcionários, como salários, bônus, descontos, faltas, horas extras, entre outros indicadores relacionados à atividade laboral. Dessa forma, o documento é um reflexo da gestão realizada sobre o pessoal da empresa.

Ao realizar uma administração inteligente sobre a folha de pagamento, há um aumento no controle da jornada de trabalho dos colaboradores. Esse feito potencializa a produtividade e elimina gastos como horas extras não planejadas.

Também há identificação assídua dos tributos e encargos trabalhistas que refletem na folha (INSS, FGTS, férias, 13º salário, Imposto de Renda etc), permitindo um estudo minucioso do impacto dessas despesas no orçamento da companhia. Para ter acesso a esse controle é necessário seguir estratégias específicas, confira-as a seguir.

Fique atento às alterações no quadro de funcionários

Dependendo do ramo do negócio, seu quadro de funcionários pode ser dinâmico e sofrer mudanças constantemente. Essas alterações podem ocorrer em função de contratações, rescisões contratuais, promoções, aumentos salariais, entre outros.

Cada um desses fatores refletem de forma diferente na folha de pagamento. Os aumentos salariais, por exemplo, geram um aumento no pagamento da Contribuição Previdenciária Patronal, pois esse tributo é calculado sobre 20% da remuneração paga ao colaborador.

Outro exemplo consiste nas promoções. Elas devem seguir o quadro de carreira homologado pelo Ministério do Trabalho e obedecer às regras de equiparação salarial impostas pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).

Por essas razões, é essencial que o administrador monitore o quadro de funcionários e suas mudanças, pois elas geram impactos consideráveis sobre a folha de pagamento e, consequentemente, sobre as finanças da organização.

Tenha controle da jornada de trabalho

Para evitar complicações legais, é necessário que as horas laboradas por cada um dos colaboradores sejam descritas na folha de pagamento conforme a realidade, pois, frente à Lei, prevalece os eventos ocorridos na prática. Caso haja divergências, serão aplicadas severas penalidades legais ao empregador.

Além disso, a legislação trabalhista impõe a obrigatoriedade do registro de ponto para as empresas cujo quadro de funcionários ultrapasse dez membros. Esse controle pode ser realizado manualmente ou por meio de equipamentos mecânicos ou eletrônicos.

Na prática, essa exigência é substancialmente benéfica à companhia, pois é possível controlar precisamente os horários de entrada, saída e pausas, bem como situações atípicas, como atrasos, horas extras e faltas.

Recomenda-se adotar o método eletrônico de registro de pontos, que processa automaticamente todas as ações que alteram a folha de pagamento, eliminando quaisquer dúvidas sobre os horários trabalhados pelos colaboradores e tornando o processo mais rápido, eficiente econômico.

Conclusão

Pode-se concluir que a gestão de folha de pagamento não é um elemento que pode ser objeto de descaso. Ao controlá-la conforme as orientações acima, sua empresa será capaz de expandir sua lucratividade, destacar perante seus concorrentes e se tornar referência no mercado.

No próximo Post, iremos falar sobre as vantagens de terceirizar a gestão de folha de pagamento.

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