Os principais problemas no Departamento Pessoal e Dicas para melhorias

Você gostaria de eliminar os problemas no departamento pessoal de sua empresa? Então acompanhe esse artigo, listamos alguns dos principais e dicas para melhorias no setor. Vamos lá?

Os serviços do Departamento Pessoal são fundamentais para toda empresa, afinal, este setor garante que as Leis Trabalhistas estejam sendo cumpridas de maneira meticulosa.

Sem ele, dificilmente um negócio se manteria de pé, mas, sabemos que em grande parte das corporações o DP muitas vezes é negligenciado, tanto em termos de poder de decisão como de orçamento dedicado à área. Então, fazer melhorias e eliminar os problemas nesse setor é de suma importância.

Felizmente para o futuro das empresas brasileiras, o cenário começa a mudar, e nosso objetivo com este artigo é te ajudar a identificar quais são os principais problemas no Departamento Pessoal, que  podem estar afetando a sua empresa e como melhorar esse setor tão importante.

Se interessou? Continue lendo e confira!

6 principais problemas no Departamento Pessoal de uma empresa

1. Produtividade baixa

Uma equipe mal planejada resulta num problema de produtividade. Sobrecarga de tarefas, falta de comunicação entre os funcionários, atividades sem organização, calendários atrasados e muitos outros exemplos causam esse problema no setor.

2. Excesso de trabalhos manuais

Ainda utiliza planilhas do Excel para controlar folha de pagamento, férias, marcação de ponto e pagamento de benefícios?

É muito importante se atualizar e deixar para trás os métodos tradicionais. Pois além de ser mais fácil acumular papeladas, a produtividade decai.

3. Não realizar exame admissional e demissional

Segundo o Ministério do Trabalho e Emprego, trata-se de uma norma legal e obrigatória que determina a realização dos exames médicos do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).

Seja periodicamente, o exame admissional e demissional, muitas vezes são deixados de lado por diversas questões e a empresa pode perder o controle de problemas de saúde de seus funcionários e correr riscos de processos trabalhistas.

4. Falta de controle de horários e férias

Cargas horárias, faltas, férias e outros quesitos precisam diretamente de monitoramento.

Férias fracionadas e não ter um suporte necessário em casos emergenciais, como por exemplo; precisar de um colaborador que esteja de férias ou de folga, gera um grande problema para o Departamento Pessoal.

5. Erros na folha de pagamento

Erros no processamento da folha de pagamento aumenta o tempo de trabalho devido as correções. Correções em casos de pagamentos indevidos e/ou não constar em folha. Além de alto risco de processos trabalhistas.

Erros persistentes na folha de pagamento causa insatisfação do funcionário e reflete diretamente na empresa.

6. Ausência na gestão de documentos

O Departamento Pessoal cuida de informações jurídicas importantes, como dados de funcionários atuais e dos que não fazem mais parte da equipe.

As documentações se referem aos colaboradores mas também são papéis sigilosos da empresa, a ausência deles são um grande erro.

Agora que você já viu os principais problemas no Departamento Pessoal, confira 6 dicas para eliminá-los da sua empresa. Anote!

6 dicas para melhorar o Departamento Pessoal de sua empresa

1. Padronize e organize arquivos

Em qualquer empresa, uma das principais tarefas do Departamento Pessoal é o gerenciamento de documentação.

Se a documentação é feita de maneira incorreta, a possibilidade de arcar com um processo trabalhista aumenta. Então, dê toda atenção para essa tarefa.

Nenhuma empresa pode correr o risco de perder alguma documentação por má organização, excesso de papéis, furto ou qualquer outra situação. Ainda mais quando se trata de informações sigilosas, seja do empregador ou do empregado.

Para contornar qualquer problema no Departamento Pessoal, padronize e organize seus arquivos: fisicamente e digitalmente. Por exemplo: em caso de incêndio, se os seus arquivos estiverem salvos digitalmente, o setor não sofrerá nenhuma perda de documentos, nem dos colaboradores e nem da empresa.

As pastas virtuais também evitam erros de nomeação ou de localização, já que a mesma é auto corrigida e pode ser compartilhada no setor pelo mesmo código.

2. Faça vistorias regulares nos seus processos

Todo departamento deve ser atualizado constantemente, precisando ser mais impulsionado ainda em determinados momentos.

Mas, como evitar o surgimento e até mesmo o agravamento dos problemas no Departamento Pessoal, que citamos acima?

A resposta é: faça vistorias regularmente.

Um setor pode estar silenciosamente com algum problema, e fazer essa análise evita que ele se agrave. Portanto, o hábito de vistoriar deve fazer parte do dia a dia de toda empresa.

3. Atualize suas metodologias

Tome cuidado com a frase: ‘’sempre fizemos assim”.

Toda metodologia, ainda que funcione normalmente, pode e deve ser melhorada, em pequenas ou grandes dimensões.

Por exemplo: pode ser que um novo estudo, ferramenta ou técnica de gestão sejam desenvolvidos. E por quê não pesquisar a sua empresa? Sempre avalie e se possível faça testes, mas sempre atualize sua equipe e busque estar atento ao mercado tecnológico: uma documentação que antes dependia de transportadora e prazo de entrega e hoje é aceitável por e-mail é uma inovação. Não descarte.

4. Adote ferramentas de gestão

O Departamento Pessoal lida diariamente com documentação, questões operacionais, Leis Trabalhistas e administração de recursos, e para que tudo isso aconteça de forma eficiente, é essencial ter ferramentas de gestão.

É necessário ter ferramentas de gestão até nas tarefas mais comuns, como marcação de ponto e armazenamento de dados cadastrais de colaboradores.

Atualmente existem empresas especializadas na mais diversas ferramentas e estratégias de gestão, que também automatizam esses e os demais processos, contratá-las será um investimento.

5. Planeje as ações do Departamento Pessoal

Sem planos e metas bem estabelecidos, sua equipe não terá foco e começará a andar em círculos, reproduzindo tarefas que não têm valor real para a produtividade da organização. E, com o tempo, isso afetará todos os setores, primeiramente o DP.

Evite esse tipo de problema desenvolvendo metas específicas para sua equipe e tendo um plano de ação. Por exemplo: separar um momento da semana para eliminar o trabalho acumulado de determinado dia.

6. Capacite sua equipe e delegue tarefas com responsabilidade

O processo de capacitação de uma equipe pode ocorrer de várias formas. O mais comum é organizar uma palestra para todos os envolvidos, passando dinâmicas, por exemplo.

Acompanhe de perto a atuação, ensine cada funcionário a utilizar as ferramentas e desenvolva sua autonomia e trajetória dentro da empresa. Com o tempo, a equipe treinada se torna mais ágil e eficaz do que qualquer outra.

E para que uma equipe possa atuar de forma estratégica, evite colocá-los em tarefas operacionais e delegue outras funções que não estão diretamente ligadas ao seu setor.

Veja quem está mais capacitado para assumir funções maiores e garanta uma estrutura adequada para que todos tenham um bom rendimento e façam um bom serviço.

E lembre-se: distribuir tarefas incorretamente pode causar grandes problemas para o Departamento Pessoal.

Aqui você aprendeu os principais problemas no Departamento Pessoal e conferiu 6 dicas para melhorar esse setor. Ficou com alguma dúvida? Vamos revisar:

• Esteja sempre atento a produtividade da sua empresa. Faça vistorias, pesquisas e análises;
• Atualize suas metodologias, faça o menor uso possível de trabalhos manuais;
• Os exames dos colaboradores precisam estar em dia;
• Contabilize corretamente todos os horários, férias e pagamentos;
• Padronize e arquive todos os documentos, alguns podem ser necessários mesmo após anos;
• Planejamento nunca é demais! Planeje todas as ações e evite quaisquer problemas no Departamento Pessoal;
• Contrate uma empresa especializada. Além de poupar seu tempo, você será apresentado à ferramentas e estratégias que irão transformar o departamento pessoal de sua empresa.

A Master RH  está desde 2004 no mercado, somos especialistas em Recursos Humanos, Departamento Pessoal e Folha de Pagamento.

Nós temos uma solução que irá eliminar todos os problemas no departamento pessoal de sua empresa, através do BPO.

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