Como Calcular a Folha de Pagamento?

Como calcular a folha de pagamento?

Calcular corretamente a folha de pagamento é extremamente importante em uma empresa. Afinal, um pequeno erro pode gerar grandes transtornos tanto para o colaborador, quanto para a empresa.

Por isso, é muito importante que o profissional de Recursos Humanos conheça todos os itens considerados no cálculo da folha e também estar sempre atualizado sobre as mudanças das leis trabalhistas.

Por isso, separamos neste texto o que é considerado no momento da elaboração de uma folha de pagamento e como otimizar esse processo. Confira nossas Dicas!

O que é a Folha de Pagamento?

Folha de pagamento é o nome dado a uma lista da remuneração paga aos trabalhadores de uma instituição, ou ainda do conjunto de procedimentos trabalhistas efetuado pela empresa para fazer o pagamento ao empregado. É também conhecido como holerite.

No Brasil, a preparação da folha de pagamento é uma obrigação da empresa, conforme previsto no artigo 225 do Decreto 3048/1999. Nos incisos I e II estão detalhados os passos de como fazer uma folha de pagamento que atenda a todas as normas previstas na legislação.

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

Cálculo da Folha de Pagamento

Primeiramente, deve-se apurar a remuneração bruta, pois essa é a base de INSS, FGTS e salário-família. Então, aplica-se as porcentagens de Fundo de Garantia e contribuição à Previdência Social, verificando a ocorrência (ou não) de salário-família e IRRF.

Caso ocorra, o abono é somado aos vencimentos após se descontar o valor de INSS. Por não ser de direito, pode ocorrer IRRF. Neste caso, basta aplicar a alíquota da faixa na qual a base de cálculo se encaixa com a dedução por dependentes, se existirem. No caso de serem concedidos benefícios de refeição e transporte, os descontos apurados são feitos após todos esses cálculos.

Para o trabalhador, deve ser informado tanto o valor bruto (sem descontos) quanto o valor líquido (com descontos). O recebimento do histórico dessas informações é um direito do trabalhador e, aos olhos da contabilidade, tem função essencial para qualquer empresa.

Dicas para você calcular a folha de pagamento

Com tantos itens para serem observados, você já deve ter percebido uma coisa: essa não é uma tarefa simples ou que possa ser delegada para qualquer um. Dessa forma, se os seus conhecimentos sobre o assunto forem limitados, busque a orientação de profissionais de Contabilidade ou empresas especializadas em Terceirização de Folha de Pagamentos, para não cometer erros. Aqui vai algumas das nossas dicas:

Escolha um sistema

Para começar, muita empresas montam planilhas simples no próprio Excel. Essa opção é melhor do que nada, mas com o passar do tempo e o aumento no volume de dados você verá que a situação ficará insustentável. Para não perder tempo, o melhor a se fazer é recorrer a softwares específicos de gestão de informações contábeis e financeiras.

Isso fará com que a sua companhia ganhe tempo, não sendo necessário dispender longas horas do dia com o preenchimento manual de dados. Ainda melhor, sobrará mais tempo para analisar relatórios e projetar os próximos passos da sua empresa. Portanto, considere esse alternativa como uma das suas prioridades se o objetivo for crescer.

Atualize os dados dos colaboradores

Alimente a planilha, ou o software, com as informações dos colaboradores, inserindo dados como nome completo, endereço, cargo que ocupa, salário líquido, horas extras, desconto de benefícios (vale transporte, ticket alimentação/refeição, plano de saúde, entre outros).

Personalize-a de uma forma que atenda com precisão a todas as necessidades da sua empresa. Fique atento ainda às exigências mais recentes requeridas com a implantação do eSocial. Certifique-se, portanto, que o seu software estará sempre atualizado.

Separe o salário bruto do líquido

Já mencionamos muitos detalhes sobre isso no início do artigo. O salário líquido é o valor do salário bruto menos os descontos do INSS e o IR. Caso esteja utilizando o Excel, crie uma fórmula para facilitar o cálculo — ou utilize a função SE. A empresa precisa saber claramente o que deve pagar de contribuição (impostos) e o que deve ser pago ao funcionário.

Verifique a porcentagem do desconto do INSS de acordo com a faixa salarial, pois ela pode variar. Seja criterioso e atento aos centavos. A utilização de um software específico para geração de folhas de pagamento é a melhor maneira de obter resultados mais rápidos e minimizar erros.

Compute as horas trabalhadas

Pode ser que em um determinado mês o salário de um colaborador tenha alguma diferença devido às horas trabalhadas. Independentemente da sua empresa adotar o pagamento de horas extras em períodos específicos ou utilizar o banco de horas, o cálculo deve sempre estar previsto.

Faça uma fórmula para calcular essas horas e saber o valor do salário a ser creditado. Em caso de não utilização do banco de horas, o empregador terá a obrigação de quitar os valores pendentes junto aos empregados.

Cheque informações relevantes

O cartão de ponto deve ser verificado constantemente, pois ele influencia diretamente nas informações a serem alimentadas na folha de pagamento, informando sobre faltas, atrasos, horas extras realizadas, entre outras. Para facilitar faça um checklist de todas as informações que devem ser confirmadas a respeito de um funcionário.

Ele tem descontos de plano de saúde? Ganhou uma promoção recentemente? Está perto de se aposentar? Lembre-se que até para calcular o desconto dos benefícios existe um percentual a ser aplicado. O desconto do vale transporte não pode ultrapassar a 6% do salário bruto, por exemplo.

Dica importante

Todos estes serviços citados que são obrigatórios mensalmente, podem ser terceirizados com uma empresa especializada em Folha de Pagamento e Recursos Humanos. Inclusive a transferência da responsabilidade civil destas operações.