Como evitar erros na folha de pagamento?

Como evitar erros na folha de pagamento?

A Inobservância da lei, falta de controle, negligência de mudanças e acordos, realização de pagamentos indevidos e falhas havidas com planilhas são apenas alguns dos principais problemas enfrentados pelos administradores.

Planejando-se bem, é possível evitar que erros de cálculos e recolhimentos acabem virando uma bola de neve e gere processos trabalhistas e autuações por parte da Fazenda Nacional.

A tarefa pode ser cansativa, mas sempre deve ser realizada, já que, após finalizada, reduz em muito as chances de erros na preparação da folha, mesmos nos casos de troca de colaboradores.

Classifique os funcionários

Fazer uma boa folha faz com que o empregador não fique vulnerável, já que a documentação funciona como verdadeiro histórico da vida do funcionário da empresa e pode ser útil para prestações de contas, finalização de contratos de trabalho e outras atividades comuns na relação patrão-empregado.

Logo, o primeiro passo para se elaborar a folha de pagamento de maneira eficiente é classificar os funcionários, alocando-os na categoria a qual pertencem (pode ser comércio, indústria etc).

Dê atenção aos extras

Uma vez que o funcionário for categorizado, é chegado o momento de rever o tempo trabalhado no mês e calcular eventuais horas e benefícios extras, com base no sistema de ponto. A política de pagamento deve estar clara e ser de fácil entendimento, para que qualquer pessoa que analise a folha de ponto possa compreendê-la.

Para tanto, será necessário contabilizar as horas previstas para o expediente mensalmente e comparar com o número de horas efetivamente trabalhadas pelo colaborador. Faltas sem justificativas devem ser descontadas do valor bruto de seu salário.

Reveja descontos e calcule impostos

Uma vez contabilizadas as horas trabalhadas e feito o desconto das faltas injustificadas, é necessário deduzir benefícios legais (como vale-transporte, por exemplo) e contribuições regulamentares — apenas assim o valor apurado corresponderá ao salário líquido a ser recebido pelo empregado.

A contribuição para o INSS é obrigatória e deverá entrar nesta conta de acordo com a faixa salarial do profissional.

Não se esqueça do pagamento de benefícios especiais

Fazer constar na folha de pagamento benefícios tidos como especiais também é primordial: é o caso de licença-maternidade, comissões, adicionais e eventuais programas de participações nos lucros da empresa. Por fim, vale fazer uma nova checagem de todos os itens e conferir se os valores e dados estão corretos.

Terceirize os processos da Folha de Pagamentos

Um recurso que está sendo muito usado por grandes empresas é a contratação de empresas especializadas em terceirização de folha de pagamento e recursos humanos. Sua empresa terá ganhos de produtividade reduzindo o tempo de execução das rotinas relacionadas à folha de pagamento, aprimorando os recursos de seu departamento pessoal com toda a segurança legal que este setor exige.

A Master RH pode te ajudar, por isso não se preocupe, essas questões podem ser facilmente resolvidas na contratação de nossos serviços.